Administrar todas as informações produzidas por gestores, colaboradores e clientes proporciona para sua empresa uma importante vantagem competitiva, conforme já comentamos aqui no blog. Além de fortalecer os negócios em momentos difíceis, essa ação faz com que os negócios cresçam mais rápido, constituindo um importante caminho para a inovação. Por conta disso, é uma tendência mundial no ambiente corporativo, sendo adotada por empreendimentos dos mais diferentes portes. Mas você sabe como implementar a gestão do conhecimento (GC)?
O processo envolve uma análise aprofundada da história da organização (tanto a atuação no passado e no presente quanto os planos para o futuro), de como as atividades são desenvolvidas em todos os setores e qual a relação dela com o mercado. Esse estudo permite a compreensão de quais práticas devem ser executadas ou não para que os objetivos sejam alcançados. Para se ter uma visão mais ampla, a finalidade da gestão do conhecimento pode ser representada pelos seguintes componentes:
- Gestão dos conhecimentos organizacionais: define diretrizes, metodologias e sistemáticas com o objetivo de proteger o conhecimento organizacional. Para isso, considera as etapas do ciclo de gestão, que são: criação, captação, registro, análise, distribuição, compartilhamento e reutilização;
- Gestão de competências: determina os critérios para mapear as competências institucionais e individuais. O objetivo é identificar as necessidades e habilidades na empresa e definir ações para efetivar os processos na construção de produtos, na prestação de serviços e no relacionamento com os clientes;
- Gestão de talentos: estabelece como as pessoas serão alocadas nas equipes. Para isso, são definidos os perfis de profissionais adequados para cada atividade. Nesse sentido, também são consideradas as possibilidades de realizar treinamentos para substitutos e parceiros, além de encontrar formas de proteção do conhecimento.
- Busca por melhores práticas: são procuradas constantemente as ações mais apropriadas para melhorar continuamente os processos. A ideia é aproveitar ao máximo tudo o que já foi realizado;
- Desenvolvimento de pessoas: é determinado um conjunto de normas para a estruturação e a execução de programas voltados para a educação, treinamento e desenvolvimento de competências dos colaboradores, considerando as necessidades identificadas na gestão de competências e na de talentos;
- Aprendizagem organizacional: envolve estudos, regras e orientações necessárias para a implantação do processo de aprendizagem organizacional. A ideia é fazer com que todos os envolvidos possam aprender melhor e da forma mais rápida possível.
As quatro etapas para implementar a gestão do conhecimento
Agora que os objetivos foram explicados, chegou o momento de voltar à questão inicial do texto: afinal, como implementar a gestão do conhecimento em uma organização? De modo geral, são realizadas quatro etapas, explicadas a seguir:
1 – Faça o diagnóstico da sua empresa
O primeiro passo para implementar a gestão do conhecimento é analisar o grau de maturidade do empreendimento. Para isso, são utilizados seis critérios: lideranças, processos, pessoas, aprendizado e inovação, tecnologia e resultados. A partir deles são avaliados a capacidade da empresa de responder aos desafios do mercado, de organizar e direcionar o conhecimento, de treinar os funcionários, o estímulo a um ambiente colaborativo e ao compartilhamento do conhecimento, o uso de tecnologias, dentre outros.
Em seguida, deve ser realizado o plano de negócios, visando justificar a importância da GC para a organização. Mas você sabe exatamente o que é isso? Bom, trata-se de um documento em que é especificada a ideia de negócio a ser trabalhada. Esse documento também é utilizado como ferramenta interna, pois viabiliza iniciativas, além de servir como métrica para avaliar os resultados delas. É nesse sentido que ele é importante nesta etapa de implementação da GC. Os seguintes aspectos devem ser considerados:
- Justificativa: quais são os motivos ou necessidades operacionais e como estão vinculados aos objetivos estratégicos;
- Objetivos: quais são os resultados esperados;
- Descrição do processo ou do projeto: quais ações e em que ordem serão adotadas;
- Intervenção da GC: como a disciplina irá ajudar a empresa, suprindo as necessidades identificadas;
- Fatores de sucesso: o que contribuirá para que o projeto seja bem sucedido;
- Análise de custo-benefício: qual é a relação entre os custos de executar o projeto e os resultados a serem alcançados.
2 – Planeje as ações
Este é o momento de definir a visão, os objetivos e as estratégias da gestão do conhecimento, identificando e priorizando as melhores ações a serem implementadas (individualmente, na equipe e nos ambientes interno e externo). Também devem ser estabelecidos quem são os responsáveis pela administração desse processo e quais ações serão utilizadas para colocar a gestão do conhecimento em prática. É importante ressaltar que esses métodos devem estar alinhados com os seis critérios especificados no início do tópico anterior.
3 – Teste o que foi definido no planejamento
Com as devidas análises realizadas e o planejamento preparado, a empresa elabora um projeto piloto. O objetivo dele é testar a eficácia do que foi planejado e gerar informações importantes para melhorar o projeto final. Essa etapa é, portanto, uma forma de aprendizagem em que são avaliados os elementos que deram bons resultados e os que não, quais os fatores que proporcionaram isso e quais medidas podem ser mantidas ou precisam ser adaptadas. Essas informações permitem aperfeiçoar o plano inicial, minimizar os erros e ampliar o uso do sistema de gerenciamento do conhecimento.
4 – Implemente na empresa
Neste momento são discutidos os fatores importantes que proporcionaram bons resultados durante a execução do planejamento da gestão do conhecimento e são desenvolvidas soluções para os elementos que se mostraram resistentes. Por fim, desenvolvem-se estratégias de avaliação contínua dos resultados. Esta etapa é realizada de acordo com o seguinte passo a passo:
- Definição dos indicadores do projeto;
- Instalação da GC no trabalho;
- Implantação de um plano de comunicação da GC;
- Instituição de um sistema de recompensa;
- Implementação, avaliação e monitoramento do que foi proposto no planejamento;
- Uso do resultado para melhoria do processo.
Valorizar o conhecimento dentro do ambiente empresarial é, hoje, requisito para obter bons resultados. Isso é consequência da importância que os ativos intangíveis conquistaram. Por isso, não fique de fora e faça os investimentos necessários para implementar a gestão do conhecimento no seu negócio! Se precisar de mais informações sobre o tema, não hesite em entrar em contato conosco.
