Como vimos aqui no blog, a gestão da conhecimento (GC) ganhou uma grande aliada quando a Engenharia da Conhecimento (EC) foi desenvolvida e começou a ser aplicada. A partir da EC, houve uma grande necessidade de criar soluções para organizar, analisar e distribuir o conhecimento de uma empresa. Nesse sentido, foi desenvolvida a metodologia CommonKADS.
Ela reúne várias características relacionadas ao plano de desenvolvimento de um sistema especializado, como a análise organizacional, o gerenciamento de projetos, a modelagem do conhecimento e a implementação de sistemas. Esse método ainda apresenta um conjunto com seis modelos que determinam como deve ser o processo de aplicação da gestão do conhecimento, incluindo aspectos relacionados à organização, ao RH, à implementação e à interação dessas áreas.
Diante dessa abrangência mais completa, o CommonKADS é considerado a metodologia mais difundida e testada em projetos reais. Por isso, no texto de hoje, vamos fazer um apanhado geral de como funciona essa prática, inclusive, apontando os seis modelos do processo de aplicação da GC. Siga com a gente e confira!
Aplicação da metodologia CommonKADS
A implementação correta do CommonKADS tem o objetivo de responder três questões, que devem direcionar as ações e as soluções a serem adotadas:
- Por que: para entender bem o contexto e o ambiente corporativo, é preciso se perguntar: por que um sistema de gestão do conhecimento é uma solução em potencial? Quais problemas ele deve resolver? Que benefícios, custos e impactos organizacionais ele terá?
- Qual: o objetivo deste tópico é conseguir a descrição conceitual do conhecimento que é utilizado para realizar uma tarefa. Para isso, é preciso entender a natureza e a estrutura desse conhecimento, além da estrutura de comunicação utilizada.
- Como: o foco, neste questionamento, são os aspectos técnicos relacionados à implementação. Sendo assim, é preciso considerar como o conhecimento deve ser praticado no sistema computacional e qual é a infraestrutura tecnológica necessária para construir e executar o sistema.
Os modelos da metodologia CommonKADS
Para que um projeto de Engenharia do Conhecimento seja feito de forma adequada e, consequentemente, proporcione os resultados desejados, é fundamental que o engenheiro responsável por ele defina o contexto em que será realizado. Isso significa que o projeto deve levar em consideração, por exemplo, a empresa em que será implantado, os processos que geram e utilizam determinado conhecimento e quem são os responsáveis por essas atividades.
Apenas quando tudo isso for identificado é que é possível formalizar os elementos que devem fazer parte do projeto e definir como ele será realizado. Nesse sentido, a metodologia CommonKADS é formada pelos modelos que correspondem às etapas de implementação do processo de gestão do conhecimento. Para ficar mais claro, observe os modelos do CommonKADS na imagem a seguir:
Agora, entenda o significa cada um desses modelos e quais são suas funções dentro projeto de implementação da GC.
1 – Modelo da Organização
Este modelo analisa as maiores características da organização, com o objetivo de identificar problemas e oportunidades para os sistemas de gestão do conhecimento, de estabelecer a viabilidade deles e de analisar o impacto no dia a dia da empresa. O modelo é aplicado em cinco fases, também denominadas de quadros, que abordam a organização de forma diferente, considerando estrutura organizacional, atividades, processos de negócios, pessoas e recursos.
- Fase 1: Identificação de problemas e oportunidades. Por meio de entrevistas e conversas com os responsáveis pelo projeto são identificadas as características-chave do contexto organizacional para que os problemas e oportunidades sejam avaliados de acordo com sua própria perspectiva. Esse procedimento é essencial para o passo seguinte.
- Fase 2: Levantamento da estrutura organizacional. São listados os aspectos que influenciam ou são afetados pelas soluções propostas. É preciso incluir nesta fase também o levantamento de processos, pessoas, recursos e o conhecimento utilizado, pois serão importantes para os outros modelos do CommonKADS. Para fechar esta etapa, devem ser relacionadas as regras formais e informais responsáveis por definir o estilo de trabalho.
- Fase 3: Detalhamento de processos identificados na fase 2. O objetivo é fazer uma análise dos processos para apresentar todas as tarefas que os compõem. Assim, em cada tarefa são identificados os agentes que as executam, qual é o conhecimento utilizado, se ele é intensivo e, por fim, qual é a importância da atividade em relação ao problema identificado.
- Fase 4: Relação de todo o conhecimento usado nas atividades. Isso vai proporcionar uma visão geral do que será detalhado no Modelo do Conhecimento, pois são discriminados quem possui o conhecimento, se a utilização ocorre de forma correta, onde e quando ele é aplicado, além da qualidade dessa aplicação. Com isso, é possível fazer uma análise crítica da organização e propor as melhores soluções.
- Fase 5: Viabilidade de execução. É o momento de documentar e avaliar as implicações das informações obtidas em cada modelo diante das soluções propostas para o problema. O modelo organizacional resultante é o documento que define se o projeto de um sistema de conhecimento é viável e deve prosseguir ou se ele não é aplicável à situação em questão.
2 – Modelo da Tarefa
Este modelo analisa a logística das principais tarefas realizadas (entradas, saídas, pré-condições, critérios de performance, recursos e competências necessárias). Aqui são identificadas quais são as tarefas que detêm o conhecimento a ser gerenciado e, para isso, é detalhado o fluxo das tarefas de cada processo em subtarefas mais específicas para descrever o máximo possível delas e auxiliar no refinamento e na definição do conhecimento envolvido nelas.
Isso facilita a análise de cada atividade e a maneira como elas se relacionam entre si, e pode ser feito com a aplicação de dois Modelos da Tarefa. O primeiro faz um refinamento das tarefas do processo em questão para identificar elementos, considerando a dependência de fluxo de execução, os objetos manipulados, a duração da tarefa, os agentes responsáveis pela execução dela, os conhecimentos e as competências necessários, os recursos e a performance. O segundo é focado no detalhamento dos conhecimentos e das competências que são utilizados nas tarefas, com o objetivo de analisar os gargalos de conhecimento.
3 – Modelo do Agente
O Modelo do Agente tem o objetivo de compreender os papéis e as competências dos diversos profissionais ao desempenharem uma atividade compartilhada. Desse modo, ele descreve as características dessas pessoas, destacando suas competências, autoridades e restrições para agir. Também relaciona meios de comunicação entre os especialistas necessários para que os processos sejam realizados.
4 – Modelo do Conhecimento
Este é o principal modelo da metodologia CommonKADS, pois tanto evidencia o conhecimento do domínio quanto descreve a capacidade de um sistema de conhecimento de resolver problemas utilizando o conhecimento coletado. Em suma, esse modelo descreve todo o conhecimento relacionado a cada tarefa, o que permite detalhá-lo, identificar quais profissionais o têm e entender como seus componentes se relacionam entre si. A ideia aqui é explicar os tipos e as estruturas de conhecimento utilizados em cada tarefa.
Para isso, é preciso passar pelas etapas de: identificação de conhecimento, na qual são identificadas as fontes de informação; especificação do conhecimento, etapa em que deve ser feita uma especificação completa do Modelo do Conhecimento; e refinamento do conhecimento, fase em que é preciso validar o conhecimento por meio de testes e da base existente, utilizando os contextos reconhecidos durante a fase de identificação do conhecimento.
O Modelo de Conhecimento de uma aplicação fornece uma especificação dos dados e da estrutura de conhecimento necessária para a aplicação. Este modelo é desenvolvido como parte do processo de análise e está dividido em três categorias: conhecimento de domínio, conhecimento de inferência e conhecimento da tarefa.
5 – Modelo de Comunicação
O Modelo de Comunicação, como o próprio nome já sugere, garante uma boa comunicação entre os especialistas envolvidos em uma atividade, o que é essencial para o sucesso dela. Esse processo acontece de forma independente da implementação e do conceito, como ocorre no Modelo de Conhecimento. Para isso, são indicadas todas as comunicações que aconteceram entre os profissionais envolvidos na tarefa.
Dessa forma, são especificadas a troca de mensagem e quem tomou a iniciativa de fazê-las, com o objetivo de mostrar como o conhecimento é produzido e transferido entre os colaboradores. Até este momento é feita apenas uma referência básica para que, em seguida, seja possível especificar as informações transferidas.
6 – Modelo do Projeto
Contém todas as informações que estão nos modelos de especificações técnicas do sistema (referentes à arquitetura, à plataforma de implementação, aos módulos de software e aos construtores de representação) e nos mecanismos computacionais necessários para implementar o que foi definido nos modelos de conhecimento e comunicação.
Fazer essa análise completa e profunda das tarefas e dos especialistas é fundamental para identificar problemas relacionados ao conhecimento de algumas áreas. Inclusive, o impacto da gestão do conhecimento nas organizações pode ser diferente daquilo que era esperado, exigindo uma adaptação dos processos corporativos e o aprimoramento do trabalho envolvido na GC.
Nesse sentido, o CommonKADS permite uma transição gradual entre a análise do negócio e das informações que ele têm e a implementação da GC, permitindo uma compreensão melhor de como a tecnologia da informação será integrada à empresa.
A ideia, então, é que os modelos da organização, dos agentes e da tarefa trabalhem juntos para analisar não só o ambiente corporativo como um todo, mas também aspectos que poderiam prejudicar os resultados do sistema do conhecimento. Enquanto isso, os modelos de conhecimento e de comunicação descrevem conceitualmente as funções de resolução de problema dos dados gerados e tratados pelo sistema. Por fim, o modelo de projeto vai converter esses dados levantados nas observações e análises em especificações técnicas, que é a base para a implementação do software.
Embora os modelos do CommonKADS sejam interdependentes, é importante ressaltar que eles podem acontecer em momentos diferentes e serem realizados por equipes distintas. Além disso, nem sempre é necessário que todos eles sejam construídos ― isso vai depender do que o engenheiro do conhecimento achar mais apropriado para o projeto.
Para conferir como a metodologia CommonKADS funciona em detalhes, faça o download gratuito do nosso e-book Engenharia do Conhecimento e a metodologia CommonKADS. Nele, ampliamos as explicações sobre os seis modelos do processo de aplicação da GC, mostrando, por meio de quadros e tabelas, como desenvolvê-la na prática. Além disso, ainda damos um panorama sobre a Engenharia do Conhecimento e sua relação com a gestão do conhecimento!
Se você ficou interessado em conhecer melhor a Engenharia do Conhecimento e o CommonKADS, deixe um comentário ou entre em contato conosco! Temos profissionais especializados que podem ajudar você a desenvolver essas metodologias na sua empresa para potencializar sua produtividade e competitividade.
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