Para começar a falar da relação entre comunicação corporativa e gestão do conhecimento e comunicação corporativa vamos a um exemplo. Imagine uma empresa que desenvolve softwares de gestão, a Alfa Bite. Ela está há 15 anos no mercado, seu produto é considerado bom e funcional e seus especialistas são reconhecidos pelos pares. Só que a Alfa Bite é uma empresa pequena: além dos dois sócios fundadores, que são os responsáveis tanto por vender quanto pela criação dos projetos, ela tem apenas mais 10 colaboradores ― todos com, no mínimo, 6 anos de casa.
Mas a Alfa Bite encontrou uma oportunidade de escalar seu negócio e crescer de maneira exponencial nos próximos três anos, deixando de ser uma pequena empresa e passando a concorrer com os grandes nomes do mercado. Para obter sucesso na empreitada, porém, todo o conhecimento acumulado pelas 12 pessoas durante os 15 anos de existência vai precisar ser disseminado. Quem chegar precisará entender qual a visão da empresa, os diferenciais do software, a organização e os métodos de trabalho, enfim, como tudo funciona internamente.
Externamente, será necessário criar um novo posicionamento diante dos consumidores, dos concorrentes e dos investidores, colocando a Alfa Bite como especialista em softwares de gestão e uma referência no mercado de tecnologia. Além disso, mais do que sistemas, a empresa vai precisar entregar valor ao cliente, mostrando como seu produto influencia positivamente o negócio dele e, com isso, conquistar sua confiança e fidelidade.
Gestão do conhecimento e comunicação corporativa = crescimento estratégico
Diante do nosso exemplo, fica claro que não basta crescer, mas que é preciso crescer de maneira estratégica, não é verdade? E é exatamente aí que entra a união entre gestão do conhecimento e comunicação corporativa. Enquanto a primeira está voltada para a organização, a sistematização e o armazenamento das informações geradas por uma empresa, a segunda é responsável pelas interações, trocas e compartilhamentos dessas mesmas informações.
Pense com a gente: hoje, 12 pessoas sabem o que a Alfa Bite faz e como ela faz. Contudo, daqui a um ano, serão mais 30 pessoas, depois 70 e, no fim do terceiro ano, mais de 100 funcionários que precisarão desse conhecimento para manter o padrão de qualidade, além de ter que convencer atuais e novos clientes de que o crescimento melhorou ainda mais aquilo que já era bom. Parar o trabalho dos atuais funcionários para que cada um deles explique aos novos sobre suas atividades está fora de cogitação. Fazer um anúncio apenas comunicando a expansão, sem enfatizar os benefícios e os diferenciais, não fará a mínima diferença para o mercado.
Para resolver isso, não ficaria mais fácil e produtivo montar um treinamento? Ou organizar os processos em documentos e compartilhá-los por meio da intranet? Ou, até mesmo, montar um blog e compartilhar as novidades em forma de conhecimento para os clientes? Com gestão do conhecimento e comunicação corporativa todas essas atividades são possíveis, pois suas funções são identificar e organizar as informações, armazená-las de forma que possam ser acessadas com facilidade e divulgá-las dentro de uma estratégia que apresente todo o valor que a empresa tem.
Vamos supor que, com a expansão, foi possível implementar a integração automática de extrato. E como se trata de uma ferramenta nova ― seu software é o primeiro no país a oferecê-la ―, somente alguns especialistas tiveram acesso ao processo de desenvolvimento. Porém, agora que tudo está 100%, é preciso explicar ao restante da equipe de desenvolvimento e aos demais setores da empresa como isso funciona.
Nesse momento, a gestão do conhecimento reúne as informações e organiza o conteúdo de um treinamento para a equipe de desenvolvimento e um informativo técnico para o pessoal do suporte atender às dúvidas por telefone e chat. Paralelamente, a comunicação corporativa convoca os especialistas para o treinamento e faz uma reunião com o suporte para explicar o funcionamento e distribuir o informativo. Enquanto isso, também são elaborados artigos sobre o que é, como funciona e quais são os benefícios de usar a integração automática de extrato para publicar no blog e enviar via e-mail marketing tanto para os colaboradores quanto para os clientes e parceiros.
Ou seja, unindo gestão do conhecimento e comunicação corporativa, é possível garantir que a empresa cresça de maneira estratégica, pois essas duas metodologias são desenvolvidas com base nos dados e nas informações que vêm de dentro do negócio. Nada é sugerido de forma aleatória ou por meio de suposições ou achismos. Se você diz ao suporte que a integração automática leva apenas 5 minutos para ser concretizada, é porque realmente isso acontece e pode ser provado.
Como aplicar essas estratégias na sua empresa
Todo empresário sabe, independentemente do tempo em que está no mercado, que mudanças geram incertezas, receios e resistências, especialmente quando acontecem sem aviso ou planejamento. Para diminuir o impacto dessas mudanças, as organizações estão buscando, cada vez mais, um equilíbrio entre a gestão da empresa e a gestão de pessoas. Com a gestão do conhecimento e a comunicação corporativa é possível encontrar esse equilíbrio.
O primeiro passo é conhecido de todo empreendedor (ou pelo menos deveria ser): o planejamento. Voltando à nossa empresa de software de gestão, os sócios só conseguiram enxergar a oportunidade de crescer porque sabiam onde queriam chegar, estava tudo planejado. Eles só precisaram esperar chegar no momento que eles definiram como o ponto de partida para a expansão.
Para ficar mais claro, vamos supor que, no planejamento de longo prazo, eles decidiram que só iriam expandir a empresa quando o número de clientes chegasse a 500, o faturamento atingisse os R$ 3 milhões mensais e esse quadro se repetisse por, no mínimo, seis meses. Assim, eles teriam certeza da estabilidade.
Mas o planejamento não se resume somente ao macro. Qualquer movimento dentro de uma empresa precisa ser planejado, pois é necessário saber qual o orçamento disponível para ele, em quanto tempo vai ser feito, quem serão os responsáveis, como será comunicado à empresa, o que será usado da experiência interna e o que virá de fora, entre outros pontos.
Quando partimos para o planejamento das ações de comunicação corporativa, que, como já vimos, precisa contar diretamente com as ferramentas e práticas da gestão do conhecimento, não é diferente. Um dado errado, uma informação repassada de maneira torta ou uma palavra desconexa do discurso geral da empresa pode ser um tiro no pé e atrapalhar todo processo de mudança.
Por isso que, ao trabalhar com gestão do conhecimento e comunicação corporativa, é preciso contar com especialistas no assunto. Por mais que o conhecimento já esteja dentro da sua empresa e você saiba o que quer comunicar aos seus públicos interno e externo, é preciso saber o que usar da experiência e das informações acumuladas e como expor isso para as pessoas.
E, claro, aqui no texto usamos o exemplo de uma empresa que vai se expandir, mas a gestão do conhecimento e a comunicação corporativa podem ser usadas a qualquer momento dentro de um negócio, independentemente do seu porte ou segmento. Lembre-se que essas duas estratégias trazem junto delas — servem de base para — diversas atividades, como o marketing, o endomarketing, o marketing de conteúdo, a publicidade e propaganda e a assessoria de imprensa.
Então, que tal conversarmos mais sobre essas estratégias e como a sua empresa pode ganhar visibilidade, credibilidade e relevância no mercado ao usá-las? Entre em contato conosco e venha entender como podemos ajudá-lo!
