Organizar, interpretar e direcionar estrategicamente todo o know-how de uma empresa exige uma série de técnicas e métodos. Para facilitar essas tarefas, as soluções da tecnologia da informação (TI) têm sido importantes aliadas da gestão do conhecimento, oferecendo sistemas de gerenciamento do conhecimento, ferramentas indispensáveis em qualquer negócio. Esses softwares são capazes de identificar, criar, apresentar e distribuir o conhecimento dentro do contexto corporativo.
Em outras palavras, todas as informações produzidas nos diferentes setores são avaliadas e estruturadas para atender às estratégias vinculadas aos objetivos do empreendimento. Como consequência, observa-se a melhora na performance, o desenvolvimento de vantagens competitivas, a inovação e o estímulo a uma cultura colaborativa. A finalidade é criar um canal pelo qual o conhecimento, considerado um patrimônio, possa fluir.
Ao conseguir isso, pode-se aprimorar constantemente os processos (internos e externos), ou seja, além de todos terem acesso ao aprendizado de cada setor, as atividades rotineiras — desde o atendimento ao cliente até a elaboração de um novo produto — podem ser aperfeiçoadas com maior facilidade.
Como funcionam os sistemas de gerenciamento do conhecimento
Os sistemas de gerenciamento do conhecimento são desenvolvidos não só para codificar as informações neles inseridas, mas também para classificá-las de acordo com o impacto, o grau e a qualidade que elas têm. Os sistemas conseguem prever qual será a reação que determinado fato vai desencadear no meio, no caso, na empresa, a partir de experiências anteriores. Assim, as características identificadas são associadas a perfis de comportamento, de modo que se torna possível estimar quais serão suas necessidades e tendências.
Como consequência, o empreendimento pode atender à demanda emergente com maior rapidez e eficácia, ganhando vantagens competitivas no mercado e evitando possíveis dificuldades. Para você entender melhor, observe o exemplo a seguir:
Imagine uma fábrica de chocolate, cujos produtos são fabricados com cacau importado do Equador. Por conta de eventos climáticos, houve queda na produção no país, o que é prontamente registrado no sistema. A partir daí, as questões para a indústria são: quais são as consequências dessa redução na oferta da matéria-prima e o que deve ser feito para superar esse problema? Essas respostas são encontradas no próprio software que interpreta os dados, compara as informações obtidas com situações semelhantes que aconteceram anteriormente e, assim, apresenta o quadro atual e as possíveis soluções.
No exemplo, o dado “redução da matéria-prima (cacau) disponível no mercado” é interpretado, apontando a “queda na produção”, a “diminuição do estoque” e a “redução no faturamento” como consequência. O valor agregado ao dado inicial transformou ele em uma informação importante para a organização, permitindo a busca por soluções adequadas.
Desta forma, o sistema de gerenciamento do conhecimento leva em consideração aspectos como:
- A empresa já passou por isso?
- Quais são as soluções apontadas por profissionais que vivenciaram situações semelhantes?
- Quais ações foram positivas e quais não proporcionaram bons resultados?
- O que deve ser feito?
Todo o aprendizado corporativo é analisado e as conclusões mais adequadas e alinhadas aos objetivos são apresentadas. No caso que mostramos, as alternativas podem ser importar cacau de outras regiões e aumentar o preço dos chocolates (seguindo a lei da oferta e da procura), por exemplo.
Quais são os tipos de sistemas
Antes de implementar a gestão do conhecimento em uma empresa é fundamental que as pessoas entendam que a disciplina está além da criação e do uso de softwares. Ela corresponde à integração completa de pessoas, processos e tecnologia de uma organização. Para isso, existem três fases importantes na construção de um sistema que faça o gerenciamento de tudo isso.
O primeiro refere-se à estimular a cultura de troca de experiência entre os colaboradores. Isso depende bastante da vontade de todos os envolvidos, afinal, eles serão os personagens de toda a ação. É por esta razão que essa é a fase inicial de um bom sistema. Depois, precisa-se especificar de forma clara como as etapas devem ser realizadas. É isso o que vai permitir fazer o planejamento, resolver problemas, tomar decisões, aprender e adotar as táticas a serem utilizadas por outros sistemas.
Por fim, a última fase corresponde ao desenvolvimento de uma infraestrutura e da tecnologia que permitam capturar e compartilhar as experiências e os aprendizados, além de criar repositórios para facilitar a troca de dados e a escolha das melhores práticas em toda a empresa.
De modo geral, já existem inúmeros sistemas de gerenciamento do conhecimento, alguns, inclusive são capazes de atuar em todas as fases e com os mais diferentes elementos do ciclo de vida corporativo. Entretanto, alguns são mais específicos para funções especializadas, conforme listamos a seguir:
- Groupware: esses sistemas incentivam e capacitam os funcionários para que colaborem com diversas tarefas, como a comunicação, a geração de ideias e mesmo a análise e o aperfeiçoamento das iniciativas de toda a empresa.
- Sistemas especialistas: sistemas de informação que oferecem uma alta capacidade para resoluções de problemas específicos de determinada área.
- Apoio à decisão: servem de apoio à gestão para que sejam tomadas as melhores decisões, garantindo que estejam alinhadas à visão, à missão e aos valores corporativos.
- Documentos e gerenciamento de banco de dados: permitem o controle, o compartilhamento e a recuperação de documento e dados pertinentes no momento que for necessário.
- Simulação: simulam os resultados e os efeitos de ações estratégicas antes que elas sejam de fato implantadas. Eles são importantes porque, em muitos casos, não é possível testar diretamente.
O compartilhamento e o gerenciamento de informações importantes em uma empresa devem ser bem administrados para que o retorno seja positivo. Daí a importância de escolher os sistemas de gerenciamento do conhecimento mais condizentes com suas necessidades. Que tal garantir todos esses benefícios na sua empresa? Fale conosco e implemente já essa prática!
